Documentos a conservar ordenados. Ordenar nuestra esfera jurídica: fuente de alegría (y 3).

ORDENAR NUESTRA ESFERA JURÍDICA:  FUENTE DE ALEGRÍA (y III)

 ANEXO: BREVES NOTAS. DOCUMENTOS A CONSERVAR ORDENADOS.

 

No quería terminar esta entrada o post sin poner una relación o lista meramente orientativa de qué documentos guardar. No sustituyen al consejo de un Abogado. Y no son la mejor forma; pues a esas relaciones o enumeraciones les falta el kurashi, como diría Marie Kondo, unificador que es la situación de cada persona o entidad que afronta la tarea. Pero, pueden servir de orientación para confrontarla con lo que hacemos.

Sería demasiado extenso decir las razones para guardar cada cosa o concretar el tiempo durante el que hay que conservarlas. Y, además, las circunstancias de cada persona son únicas.

Previamente, menciono de pasada algunos asuntos que me parecen interesante señalar:

1.- Si ciframos o encriptamos los documentos, no podremos buscar en ellos, salvo que la herramienta de búsqueda tenga la clave para descifrarlos.

2.- Dado que no es posible tener la seguridad perfecta, apliquemos el principio de Pareto. Aun teniendo en cuenta, que, para algunas cosas vitales, no es aplicable, sino que hay que tener el cien por cien de seguridad (si existe).

3.- Es muy conveniente tener copia de los documentos, sean de papel o digitales y tener las copias en lugares físicos distintos y suficientemente lejanos de donde tenemos los documentos de papel o digitales originales.

4.- Es particularmente importante guardar en lugar seguro, protegido del fuego, del agua y de las plagas, el original de los documentos más importantes y tener copia de los mismos en otro sitio.

5.- El problema con la información en la nube o en nuestro ordenador son las brechas de seguridad y los ciberataques.

6.- Por otra parte, se recomienda destruir adecuadamente los documentos sobrantes, para evitar el robo de identidad a través de la sustracción de los datos que puedan constar en los documentos mal destruidos.

7.- Los seres queridos tienen que tener información de donde están los datos que necesitan si le sucede algo (fallecer, desaparecer, estar gravemente enfermo, etc.).

8.- Es importante archivar correctamente los documentos nuevos que nos llegan, documentar adecuadamente nuestras nuevas relaciones jurídicas (créditos, contratos, préstamos, compras, ventas, etc.) y revisar los documentos de manera periódica.

9.-Hay que saber lo que es un documento, y lo que es un contrato. Y consultar con un Abogado los asuntos más importantes. Si no sabemos lo que es importante o no, debemos consultarlo también con un Abogado.

10.- Tenerlo todo ordenado ayuda a que estén accesibles para cuando los necesitemos (preparar la declaración de la renta, acreditar nuestros derechos ante una demanda judicial, lo relativo a sanidad y a lo laboral si sufrimos un accidente de trabajo, etc.).

11.- Los documentos que tiene que conservar dependen de varios factores, como la comunidad autónoma donde resida habitualmente, la estructura legal y el sector de actividad de su empresa, etc. Existen muchos lugares donde se expone lo que es útil guardar en una empresa; por eso no lo exponemos aquí en detalle.

 

DOCUMENTOS A CONSERVAR ORDENADOS: UNA BASE FUNDAMENTAL PARA NUESTRA ESFERA JURÍDICA.

(Nota: algunos de estos documentos no tienen por qué existir, sólo muy pocos son comunes a todas las personas casi ninguno es común a todas las clases de bienes).

PERSONALES

• Certificado de Nacimiento, Partida de Bautismo,
• Certificado de Matrimonio, Capitulaciones matrimoniales.
• DNI, Pasaporte.
• Libro de Familia, documentos que acrediten maternidad, paternidad, adopción, acogimiento…
• Documentos relativos a servicios prestados en el Ejército, o análogos.
• Identificaciones relativas a Seguridad Social y Hacienda.
• Sentencias, dictadas a nuestro favor o en contra de nosotros.
• Certificados digitales de identificación y firmas digitales.
• Claves, números de acceso, nombres de usuario.
• Titulaciones, calificaciones y certificados académicos o profesionales.
• Registros de vacunación.
• Información e historia clínica.
• Genealogía (árbol familiar)
• Carné de donante de sangre y/o de órganos.

TRABAJO

• Contrato de trabajo
• Nóminas
• Partes de baja y de alta.
• Certificados médicos relativos al mismo.
• Vida laboral, a ser posible con todos los contratos y nóminas que la respaldan (son muy útiles a la hora de interponer una demanda, defenderse de ella o corregir cualquier de error).

NEGOCIO O EMPRESA

En todo caso, los documentos a conservar ordenados a los que obliga la Ley, aunque no estén recogidos en la siguiente relación:

• Constitución de la entidad, estatutos sociales, depósito de cuentas.
• Libros contables y auxiliares, correspondencia, justificantes de negocio.
• Libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos a largo plazo, copias de seguridad informática.
• Documentación que justifica la pertenencia a algún tipo especial de sociedad o a un tipo particular de tributación.
• Licencias y permisos, incluso los más antiguos.
• Nombre comercial, marcas, acreditación de propiedad de dominio de internet.
• Concesiones administrativas.
• Documentación acreditativa de la obtención de sellos de calidad y similares (pertenencia denominaciones de origen, etc.).
• Subvenciones, documentos para su concesión y justificación.
• Contratos de compra venta.
• Facturas, albaranes, pedidos, presupuestos.
• Acreditación más detallada de las operaciones importantes.
• Registros de calidad de la producción.
• Planes de igualdad, registros horarios, etc.
• Declaraciones tributarias, especial caso de justificación de bases negativas y deducciones. Documentos y registros que justifican lo declarado.
• Cumplimiento de la normativa de Prevención de Blanqueo de Capitales
• Cumplimiento de la normativa de Protección de Datos.
• Documentos acreditativos de cualquier partida amortizable (facturas de inmovilizado, etc.)

MASCOTAS

• Registro de adquisición.
• Registros de salud y vacunación.
• Pedigrí.

 

PATRIMONIALES

• Títulos de propiedad (escrituras públicas, documentos privados, facturas de adquisición de automóvil u otros vehículos, etc.).
• Pólizas de seguro. Recibo de la última prima pagada.
• Declaraciones tributarias, documentos que acrediten las deducciones o circunstancias que determinan cualquier tipo de beneficios fiscales que aplicamos en una declaración.
• Documentos que acreditan afiliaciones, membresías, cualidad de socio. Últimos recibos pagados.
• Garantías de bienes: automóvil, electrodomésticos, vivienda, etc.
• Planes de pensión y jubilación
• Certificados de inversión, depósitos, operaciones de compra y venta de activos.
• Facturas de mejoras de la vivienda.
• Registro de amortizaciones fiscales practicadas.
• Contratos de arrendamiento, imágenes de cuando entramos como arrendatarios o entra nuestro inquilino, firmadas por ambos.
• Recibos y facturas de suministros.
• Documentos que recojan los contratos o facturas que han dado origen a las deudas contraídas y documentos que acreditan cómo pagamos sus intereses y capital.
• Actas Notariales y fotografías de los bienes que se toman para acreditar su estado en un determinado momento.
• Poderes otorgados y recibidos.
• Patentes, derechos de autor, etc.
• Garantías de obligaciones, prestadas y recibidas (aval, fianza, prenda, hipoteca).

 

PODERES PREVENTIVOS, DOCUMENTOS A CONSERVAR ORDENADOS PARA CASOS GRAVES O FATALES.

• Otorgar testamento ya para disponer sobre el destino de nuestro patrimonio cuando fallezcamos. Modificarlo cuantas veces haga falta por cambiar nuestra voluntad o las circunstancias. Y tener copia del último testamento otorgado.
• Poder preventivo para el caso de necesitar apoyo a la capacidad (por no poder tomar decisiones total o parcialmente por nosotros mismos), o subsistente para ese caso.
• Testamento vital (documento en el que una persona decide, de forma anticipada, acerca de los tratamientos médicos que quiere o no recibir, así como del destino de su cuerpo y órganos en caso de fallecimiento).
• Tarjeta de donante de órganos.
• Instrucciones sobre entierro y para caso de fallecimiento.
• Listado de ubicación de documentos importantes, nombres, información de contacto de asesores personales.
• Escritura o título de propiedad del nicho o sepultura.

 

INVENTARIOS Y COPIA DE SEGURIDAD

• Lista de pertenencias.
• Descripción de los bienes más importantes. – Documentos de adquisición, imágenes, facturas, vídeos, tasaciones, etc.
• Copia de los documentos más importantes. Guardar en distinta ubicación.
• Física o digital. De los más importantes tener las dos: física y digital, siempre que se puedan guardar con la suficiente seguridad.

 

DOCUMENTOS QUE NO SE DEBEN TENER EN NUESTRA ESFERA JURÍDICA, SALVO QUE SEA DELITO EL DESTRUIRLOS O NOS PUEDA APORTAR UN BENEFICIO SUPERIOR EL NO HACERLO. NECESIDAD DE RECIBIR UN ASESORAMIENTO JURÍDICO PREVIO.

• Los que puedan ser utilizados en nuestra contra. No obstante, la destrucción de algunos documentos puede ser ilícita o estar, incluso, castigada penalmente como delito, si existe un deber de custodia o si ya se ha iniciado un procedimiento. También puede agravar las sanciones, por ejemplo, las tributarias. Por ello, es importante ser asesorado por un Abogado antes de destruir dichos documentos.

 

• Documentos no importantes, cuando no podamos garantizarnos la privacidad de su almacenaje.

 

En todo caso, los documentos a conservar ordendos deben revisarse con periodicidad y adaptarse a los cambios legales y a nuestros propios cambios vitales, profesionales o empresariales.

Los nuevos documentos entrantes deben ser archivados según los criterios adoptados, salvo que sean de naturaleza distinta a los que tenemos o hayan cambiado sustancialmente las circunstancias personales o de la empresa.

En definitiva, los documentos a conservar ordenados son un conjunto que siempre exigirá nuestra atención periódica para ver que están todos (al